Dobra računovodska rutina prihrani čas obema stranema. Namesto iskanja manjkajočih računov tik pred rokom se lahko dogovorite za enoten mesečni način predaje dokumentacije. Kaj običajno sodi v paket?
1. Izdani in prejeti računi
Pripravite vse izdane in prejete račune za obdobje, tudi dobropise, avansne račune in morebitne popravke. Če uporabljate spletno trgovino, prodajno blagajno ali sistem za e-račune, se dogovorite, kako se prenesejo podatki in kateri izpisi so potrebni.
Računovodjo opozorite na račune iz tujine in račune, povezane z osnovnimi sredstvi, saj lahko zahtevajo dodatno presojo glede DDV in evidentiranja.
2. Banka, kartice in gotovina
- Bančni izpiski oziroma omogočen dogovorjen varen dostop do podatkov.
- Izpis prometa in obračunov plačilnih kartic oziroma ponudnikov, kot so POS sistemi.
- Evidence blagajniškega poslovanja in izdaje gotovinskih računov, kadar so relevantne.
- Dokazila za neobičajne prilive in odlive: posojila, depoziti, vračila, varščine.
Upoštevajte, da se način plačila z vidika davčnega potrjevanja lahko razlikuje od vsakdanjega razumevanja gotovine. Pravila pojasnjuje FURS.
3. Plače in drugi prejemki
Če imate zaposlene, pravočasno sporočite spremembe, ki vplivajo na obračun: odsotnosti, nadure, dopuste, dodatke, nadomestila, nove zaposlitve in prenehanja delovnih razmerij. Dodatne listine so lahko potrebne pri povračilih stroškov ali drugih izplačilih.
Dogovorite se za interni rok, do katerega računovodstvo prejme popolne podatke za obračun.
4. Ostali dokumenti, na katere pogosto pozabimo
- Pogodbe o najemu, posojilih, financiranju in lizingu.
- Dokumentacija o nakupu ali prodaji opreme in vozil.
- Potni nalogi in obračuni službenih poti, če se uporabljajo.
- Obvestila FURS, AJPES ali drugih organov, ki vplivajo na poslovanje.
- Dogovori o subvencijah, terjatvah in izrednih poslovnih dogodkih.
Če ne veste, ali dokument spada v računovodstvo, ga raje omenite. Pravočasno vprašanje je navadno enostavnejše kot poznejše popravljanje evidenc.
Kako organizirati predajo?
Najlažje je dogovoriti en varen kanal za dokumente, jasna imena datotek in redno rutino. Na primer: računi se oddajajo sproti, ob koncu obdobja pa se preveri, ali so prisotni še banka, kartice, gotovina in podatki za plače.
Vsako podjetje nima enake dokumentacije. Pravi kontrolni seznam nastane šele po kratkem pogovoru o dejavnosti in načinu dela.
Opomba: Članek je informativne narave in ne nadomešča obravnave vašega konkretnega primera. Pred odločitvami preverite aktualne predpise in se po potrebi posvetujte s strokovnjakom.
